Spread the love

ใบรับรองระบบจะหมดอายุในช่วง COVID-19 ทำอย่างไรดี

ในช่วงสถานการณ์โรคระบาดไวรัสโคโรนาสายพันธ์ุใหม่ 2019 หรือที่เรียกกันว่า COVID-19 (โควิด-19) เชื่อว่าหลายบริษัทฯต้องมีมาตรการควบคุม/คัดกรองบุคคลจากภายนอกกันอย่างเข้มข้น เพราะเราไม่รู้ได้เลยว่าบุคคลจากภายนอกคนไหนบ้างที่มีโอกาสมีเชื้อโควิด-19 เนื่องจากบางคนจะไม่แสดงอาการใดๆ (ไม่มีไข้, ไม่ไอ, ไม่เหนื่อยหอบ) แม้จะได้รับเชื้อแล้ว ดังนั้นในช่วงนี้หลายบริษัทแทบจะไม่อยากให้มีบุคคลจากภายนอกเข้ามาในโรงงานเลย ซึ่งรวมถึงผู้ตรวจประเมิน หรือ Auditor จากหน่วยตรวจรับรอง (Certified body – CB) ด้วยเช่นกัน

แต่จะทำอย่างไรดี ถ้าใบรับรองของคุณกำลังจะหมดอายุ หรือจะถึงรอบที่ต้องตรวจประจำปี (Surveillance Audit) วันนี้เรามีข้อมูลมาแจ้งให้ทุกท่านทราบกันว่าในช่วงนี้หากคุณไม่สะดวกตรวจประเมิน (Audit) จากผู้ตรวจประเมิน (Auditor) คุณอาจสามารถยืดระยะเวลาออกไปได้นานถึง 6 เดือนเลยนะครับ ซึ่งเกณฑ์นี้สามารถใช้ได้กับมาตรฐานสากลต่างๆ รวมถึงมาตรฐานที่ GFSI ยอมรับอย่างเช่น BRC, IFS, FSSC22000 ก็เช่นกันนะครับ โดยรายละเอียดวิธีการพิจารณาว่าจะสามารถยืดอายุใบรับรองได้หรือไม่ ผมขออนุญาตอธิบายร่วมกับแผนภาพนะครับ จะได้เข้าใจง่าย และขออธิบายทั้งกรณีที่เป็นการตรวจประจำปี (Surveillance audit) ด้วยเลยครับ

GFSI COVID Extend ต่ออายุ ใบรับรอง หมดอายุ โควิด ตรวจ Audit

ขออนุญาตอธิบายแผนภาพเพิ่มเติมเป็นลำดับนะครับ

  1. กรณีที่ทางบริษัทไม่สะดวกที่จะดำเนินการตรวจประเมินตามแบบปกติ (อาทิ รัฐบาลจำกัดการเดินทางข้ามจังหวัด) ให้พิจารณาว่าระบบของทางบริษัทเป็นระบบใด หากเป็นระบบตระกูล ISO (เช่น ISO9001, ISO22000) หรือ GMP, HACCP จะสามารถทำการตรวจประเมินแบบ Remote Audit หรือเป็นการตรวจประเมินผ่านระบบคอมพิวเตอร์ได้ โดยการตรวจประเมินจะใช้โปรแกรมกลุ่ม VDO Conference ครับ เช่น Microsoft Team, Skype, Zoom, Google Hang เป็นต้นครับ
  2. แต่หากระบบมาตรฐานนั้นเป็นกลุ่ม GFSI เช่น IFS, BRC, FSSC22000 จะไม่สามารถทำ Remote Audit ได้ครับ (ทาง GFSI ไม่ยอมรับ) ให้ประสานงานไปยังหน่วยตรวจรับรอง (Certified Body – CB) ที่คุณใช้บริการอยู่ เช่น บริษัท BV, SGS, TUV Nord เป็นต้น เพื่อให้ทางบริษัท CB ดำเนินกิจกรรมประเมินความเสี่ยงของสถานการณ์ (Risk assessment) กับบริษัทของเราครับ
  3. การทำ Risk Assessment ส่วนมากจะเป็นการสัมภาษณ์จากทางผู้ตรวจประเมิน (Auditor) ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ (คล้ายๆกับ Remote audit ครับ) แต่เป็นเพียงการซักถามถึงสถานการณ์ และผลกระทบเท่านั้น
  4. กรณีที่ผลการประเมินออกมาดี (เป็นบวก หรือ Positive) นั่นคือ ระบบมาตรฐานของบริษัทเราไม่มีผลกระทบจากสถานการณ์ COVID-19 หน่วยตรวจรับรองจะสามารถยืดอายุใบรับรอง หรือรอบการตรวจออกไปได้
  5. แต่หากผลออกมาไม่ดี (เป็นด้านลบ หรือ Negative) นั่นคือ ระบบมาตรฐานของบริษัทเราน่าจะได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ COVID-19 อาจจะส่งผลให้สินค้าไม่ปลอดภัย ดังนั้นสถานะของการรับรองจะถูกหยุดไว้ ไม่ได้ขยายออกไปครับ  ดังนั้นตอนทำประเมินความเสี่ยง จะต้องเตรียมการให้ดีนะครับ ว่าจะตอบคำถามผู้ตรวจประเมินอย่างไรบ้าง

 

ประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) สำหรับกรณีนี้จะถามเกี่ยวกับอะไรบ้าง ?

ผลของการประเมินความเสี่ยงนั้นจะเป็นเครื่องตัดสินว่าใบรับรอง หรือรอบการตรวจประจำปีของเราจะได้ยืดออกไปหรือไม่ ดังนั้นเรามาดูกันสักหน่อยครับว่าการประเมินความเสี่ยงเนี่ยเขาจะถามเกี่ยวกับอะไรบ้าง

  1. ถามถึงการเปลี่ยนแปลงที่มีความสำคัญต่อระบบ (Key change) เมื่อเทียบกับการตรวจครั้งก่อนหน้า ซึ่งรวมถึง HACCP Plan, การเรียกคืนสินค้า หรือการมีข้อร้องเรียนต่างๆ
    สิ่งที่ต้องเตรียม: เตรียมข้อมูล และต้องแสดงให้ผู้ตรวจมั่นใจว่าปัญหา COVID-19 ไม่ได้กระทบอะไร เช่น HACCP Plan ยังคงปฏิบัติได้ตามปกติ, ไม่มีการเรียกคืนสินค้า หรือข้อร้องเรียนมากขึ้นจากสถานการณ์ COVID-19
  2. ผลการตรวจสอบวัตถุประสงค์ของระบบ (Quality, Food Safety objectives) ว่าเป็นอย่างไรบ้าง ยังมีการวัดผลหรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: เตรียมรายงานการตรวจวัดวัตถุประสงค์ของระบบ (Quality, Food Safety objectives) หรือบางคนจะเรียกว่ารายงานสรุป KPI ก็อาจจะได้ ซึ่งหากพบว่ามีเรื่องใดไม่ผ่าน จะต้องรีบกำหนดมาตรการแก้ไขรองรับไว้ ข้อนี้ผู้ตรวจจะพิจารณาว่า COVID-19 มีผลกระทบต่อองค์กรหรือไม่ โดยดูจาก Objective นี้แหละครับ
  3. การทบทวนฝ่ายบริหาร (Management review) มีการดำเนินการหรือไม่ ผลของการพูดคุยเป็นอย่างไรบ้าง
    สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องดำเนินการทบทวนฝ่ายบริหารตามแผน ในการทบทวนอย่าลืมกล่าวถึงสถานการณ์ COVID-19 ว่าเราจะเตรียมการอย่างไรเพื่อรับมือบ้าง และมีผลกระทบต่อบริษัทเราอย่างไรบ้าง ทั้งนี้ควรแสดงให้ผู้ตรวจเห็นว่าเราพร้อมรับมือกับปัญหาดังกล่าว
  4. การตรวจประเมินภายใน (Internal audit) มีการดำเนินการหรือไม่ ผลเป็นอย่างไรบ้าง ทั้งนี้ควรเพิ่มเติมรอบของการตรวจเพื่อพิจารณาสถานะของระบบมาตรฐานบริษัทเราว่ามีปัญหาหรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: หากเป็นไปได้ ผมแนะนำให้แต่ละบริษัทฯจัดการตรวจประเมินภายใน (Internal audit) รอบพิเศษขึ้นเพื่อตรวจสอบกันเองภายในก่อนว่า COVID-19 นั้นมีผลต่อระบบมาตรฐานหรือไม่ครับ โดยอาจเลือกตรวจบางหัวข้อที่เกี่ยวข้องก็ได้นะครับ และอย่าลืมเขียนรายงานให้ครบถ้วน และถ้ามีประเด็นต้องแก้ไข ก็อย่าลืมแก้ไขด้วยนะครับ
  5. มีกิจกรรมทางกฎหมายที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์หรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: ข้อนี้ให้พิจารณาว่ากิจกรรมทางกฎหมายของบริษัทเราได้รับผลกระทบหรือไม่ เช่น การยื่นต่ออายุใบอนุญาต, การขอรับผลทดสอบจากห้องปฏิบัติการราชการเพื่อขอใบอนุญาตส่งออก, การขอรับรองผลิตภัณฑ์ต่างๆ หากมีกิจกรรมใดที่มีปัญหา ต้องรีบหากแนวทางแก้ไขครับ เช่น ใบอนุญาตผลิตอาหารหมดอายุ แต่ยังยื่นต่ออายุไม่แล้วเสร็จ แบบนี้อาจจะมีปัญหาได้ครับ
  6. บริษัทยังสามารถดำเนินกิจกรรมได้ตามปกติหรือไม่ เช่น ยังสามารถผลิตสินค้า, ส่งมอบสินค้า, ตรวจสอบสินค้าได้ตามปกติหรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: หัวข้อนี้ผู้ตรวจอยากให้เราชี้แจงว่าขณะนี้บริษัทได้รับผลกระทบหรือไม่ เช่น ด้านแรงงาน (อาทิ พนักงาน QC ต้องหยุดงานเกือบหมดเนื่องจากพักอาศัยคนละจังหวัดกับพื้นที่โรงงาน ส่งผลให้ QC ไม่พอทำงาน แบบนี้อาจจะส่งผลต่อสินค้าได้ครับ), ด้านวัตถุดิบ (ขาดแคลนหรือไม่ ต้องหาแหล่งอื่นสำรองหรือไม่) เป็นต้น เพราะฉะนั้นให้เราบริษัทเตรียมชี้แจงว่าบริษัทได้รับผลกระทบหรือไม่ ยังสามารถผลิตสินค้าได้ตามปกติ สินค้ามีคุณภาพหรือไม่ การส่งมอบยังทำได้ปกติหรือไม่ครับ
  7. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ หรือกิจกรรมว่าจ้างภายนอก (Outsourced) หลังจากที่มีสถานการณ์ COVID-19 หรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: หากมีการเปลี่ยนแปลง จะต้องระบุว่าเปลี่ยนแปลงเนื่องจากเหตุผลใด และมีผลกระทบต่อสินค้าหรือไม่ เช่น เปลี่ยนแปลงบริษัทขนส่งสินค้า เนื่องจากรายเดิมยกเลิกบริการเพราะ COVID-19 ทางผู้ตรวจจะถามเราทันทีครับว่าเปลี่ยนแปลงแล้ว OK ไหม เราทำอะไรไปบ้าง ให้เตรียมข้อมูลรองรับไว้นะครับ
  8. มีการกำหนดมาตรการรองรับสถานการณ์ และผลกระทบของ COVID-19 หรือไม่
    สิ่งที่ต้องเตรียม: ตามระบบมาตรฐานในหมวดที่ GFSI ยอมรับ จะมีข้อกำหนดเรื่องมาตรการรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินอยู่แล้ว ให้เพิ่มเติมเรื่องมาตรการรองรับ COVID-19 กันไว้ด้วยครับ หากเพื่อนๆสนใจ หรือมีข้อสงสัยว่าเราควรจะเขียนอะไรลงไปบ้าง ก็ฝากคำถามไว้ได้นะครับ หากมีคนสนใจเยอะ ทางทีมงานอาจจะนำตัวอย่างแผนฉุกเฉินมาแบ่งปันกันครับ

 

สรุป

ไม่ต้องวิตกนะครับ สถานการณ์ COVID-19 อาจทำให้เราตรวจประเมินตามปกติไม่ได้ ซึ่งอาจจะสามารถยืดรอบการตรวจ หรือใบรับรองออกไปได้นะครับ (สูงสุดไม่เกิน 6 เดือน และต้องเป็นหน่วยตรวจรับรองรายเดิมกับรอบก่อนหน้า)

หากมีคำถามก็สามารถฝากไว้ได้นะครับ เรายินดีตอบทุกคำถามนะครับ

ถ้าชอบบทความของเรา อย่าลืมแชร์ หรือบอกต่อเพื่อนๆเพื่อเป็นกำลังใจให้ทีมงานนะครับ

 

สงวนลิขสิทธิ์ ทั้งบทความ โดยผู้เขียน ลิขสิทธิ์ภาพประกอบเป็นผลงานของผู้เขียน
ห้ามนำส่วนหนึ่งส่วนใดหรือทั้งหมดไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต
เผยแพร่ครั้งแรกใน www.thaifoodstandard.com
2 พฤษภาคม 2020

Copyright (c) 2020 Text and Pictures
Use of such content either in part or in whole without permission is prohibited.
First publish in www.thaifoodstandard.com
May 2nd, 2020